OfficePort^® Produkt-Updates

Das OfficePort® Dokumenten-Center: Wichtige Dokumente. Ein zentraler Ort. Maximale Kontrolle.

Das OfficePort® Dokumenten-Center macht Schluss mit Papierchaos und verstreuten Dateiablagen -organisieren, speichern und teilen Sie wichtige Dokumente zentral, sicher und jederzeit abrufbar; egal ob in der Verwaltung, Mitarbeitende in der Produktion oder im Außendienst.

Ob Unternehmensvorlagen, Handlungsanweisungen, Qualitätshandbuch oder andere betriebsrelevante Dokumente – mit dem OfficePort® Dokumenten-Center haben Sie alle wichtigen Unterlagen an einem Ort, ohne dass teure Microsoft 365 Lizenzen für Ihre Mitarbeitenden erforderlich sind.

Dank der intelligenten Zugriffssteuerung können Sie genau festlegen, wer welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder verwalten darf. Berechtigungen lassen sich gezielt für Teams oder einzelne Nutzer definieren, sodass eine optimale Kontrolle über sensible Inhalte gewährleistet ist. Die Speicherung erfolgt DSGVO-konform in einem deutschen Rechenzentrum, was maximale Datensicherheit garantiert.

Die zentrale Lösung für eine digitale und effiziente Dokumentenverwaltung

NEU: OfficePort® Technologie-Upgrade - Zukunftssicher, schneller und noch sicherer

Innovation für unsere Kunden steht bei OfficePort® an erster Stelle! Mit unserem neuesten Technologie-Upgrade setzen wir neue Maßstäbe für digitale Unternehmenslösungen und bieten mehr Leistung, Sicherheit und Geschwindigkeit – für eine noch effizientere und reibungslosere Digitalisierung.

Unser Team arbeitet täglich mit Leidenschaft an neuen Funktionen und kontinuierlichen Optimierungen, um OfficePort® noch leistungsstärker, intuitiver und wertvoller für unsere Kunden zu machen.

Parallel dazu haben wir unser gesamtes Ökosystem einem umfassenden Technologie-Upgrade unterzogen – ein Meilenstein, der OfficePort® noch effizienter und zukunftssicherer für unsere Kunden macht. Und das geräuschlos, unsichtbar und ohne Betriebsunterbrechungen oder Beeinträchtigungen für unser Kunden!

Ein großes Dankeschön an unser gesamtes Team für diesen großartigen Fortschritt!

Mit diesem Upgrade machen wir OfficePort® nicht nur leistungsfähiger, sondern noch zukunftssicher. Dank modernster Technologie profitieren Unternehmen von einer effizienten, stabilen und sicheren Digitalisierungsplattform, die den Arbeitsalltag noch einfacher macht.

Innovation, Zukunftssicherheit und Verlässlichkeit sind die Eckpfeiler erfolgreicher Unternehmen.

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

Buchen Sie jetzt Ihren Beratungstermin.

Weg von Insellösungen und Excel-Tapeten. Ein Ökosystem, eine Plattform – alles in einer Lösung | das kann nur OfficePort®.

NEU: Schichtplanung mit OfficePort® – Volle Kontrolle, effizient und flexibel!

Die Planung und Organisation von Schichten ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Kurzfristige Änderungen, Personalausfälle und individuelle Arbeitszeiten erfordern eine dynamische, transparente und gut koordinierte Einsatzplanung.

Weniger Aufwand, mehr Übersicht, bessere Planung - Mit dem Schichtplaner von OfficePort® optimieren Unternehmen ihre gesamte Personalsteuerung, indem alle relevanten Informationen in einer zentralen Plattform gebündelt sind – ohne aufwendige Abstimmungen oder Papierchaos.

Der Schichtplaner sorgt für reibungslose Abläufe, gesicherte und transparente Schichtplanung – ohne aufwendige Abstimmungen oder Papierchaos und spart wertvolle Zeit in der Personalverwaltung und Mitarbeitende.

NEUES FEATURE: Krankmelde- und Arbeitsunfähigkeitsprozess | Jetzt noch effizienter im Unternehmen [TEIL I]

Im Rahmen unseres OfficePort® Efficiency-Programms wurde der Krankmelde- und Arbeitsunfähigkeitsprozess weiter optimiert und noch effizienter für Unternehmen gestaltet.

Der Krankmelde- und elektronische Arbeitsunfähigkeitsprozess wurde weiter optimiert.

Mitarbeitende können ihre Krankmeldung jetzt mit oder ohne Arbeitsfähigkeitsbescheinigung einreichen. Nach einem Arztbesuch kann die die Erstmeldung mit der mir der dann bekannten Ausfallzeit bestätigt werden. Somit ist jederzeit das Unternehmen immer aktuell informiert.

Keine zeitaufwendigen und manuellen Übermittlungen der Krankmeldungen

Mitteilungen zu Krankmeldungen bzw. Arbeitsfähigkeiten werden automatisiert an die Lohnbuchhaltung / Steuerberatungsgesellschaft übermittelt, um für den obligatorischen Datenabruf/-abgleich bei den Krankenkassen durchzuführen und Arbeitgeberausgleichsverfahren nach Umlageverfahren U1 einzuleiten.

Vorteile im Überblick

NEU: Die Lohn-Vorerfassung mit OfficePort® | Effizient, einfach, fehlerfrei

Die Lohn-Vorerfassung ist ein essenzieller Bestandteil der Personalabrechnung und oft einer der zeitintensivsten Aufgaben im Personalmanagement. Mit der Lohn-Vorerfassung von OfficePort® schaffen Sie die Grundlage für eine fehlerfreie und korrekte Lohnabrechnung – ein entscheidender Faktor für eine reibungslose Verwaltung und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Mit der Lohn-Vorerfassung von OfficePort® vereinfachen Sie diesen Prozess nachhaltig, sparen wertvolle Zeit und sorgen für maximale Transparenz in Ihrem Unternehmen.

Maximale Steuerbarkeit und Effizienz
Die Lohn-Vorerfassung von OfficePort® verbindet präzise Datenerfassung mit maximaler Flexibilität. Sie ermöglicht eine einfache Steuerung von variablen Entgeltbestandteilen und gewährleistet eine problemlose Übergabe der relevanten Daten an Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihren Steuerberater. So profitieren Sie von einer effizienteren Personalabrechnung bei gleichzeitiger Minimierung administrativer Aufwände.

NEU: Das Hinweisgebersystem in OfficePort® | Verpflichtend für jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sind seit dem 2. Juli 2023 gesetzlich verpflichtet, ein Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) einzurichten. Die Übergangsfrist endete am 18. Dezember 2023 – bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder bis zu 20.000 EUR. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern gilt diese Pflicht bereits seit Dezember 2021.

Vollständig integriert und ab sofort verfügbar – das Hinweisgebersystem, das Ihre Compliance-Anforderungen erfüllt und Ihr Unternehmen schützt!

Gesetzeskonform - einfache Umsetzung gesetzlicher Vorgaben

Das Hinweisgebersystem von OfficePort® ermöglicht Ihnen, die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes und eine fristgerechte und gesetzeskonforme Bearbeitung sicherzustellen - ohne hohen manuellen Verwaltungsaufwand.

NEU: Die Digitale Personalakte - Mehr Effizienz, weniger Papier | Jetzt kostenlos für Ihr Unternehmen verfügbar!

Mit der digitalen Personalakte revolutionieren Sie Ihr HR-Management und profitieren von mehr Effizienz, Transparenz und Zeitersparnis. Sparen Sie wertvolle Zeit, reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und schaffen Sie Raum für das, was wirklich zählt: Ihr Unternehmen!

Und das Beste? Die Digitale Personalakte steht jetzt in allen OfficePort® Lizenzplänen Essential PLUS und Business 365 kostenlos zur Verfügung. Ohne zusätzliche Kosten profitieren Sie von einer smarten Lösung, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und Ihre Bürokratie auf ein Minimum zu reduzieren.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Zentrale Datenverwaltung: Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente - wie Verträge, Arbeitszeugnisse, Ausbildungsverträge oder Fortbildungszertifikate - sind digital an einem Ort verfügbar.

Das digitale Verbandbuch von OfficePort® | effizient und sicher - gesetzliche Anforderung für jedes Unternehmen

Jedes Unternehmen in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, ein Verbandbuch zu führen und alle Erste-Hilfe-Ereignisse zu dokumentieren. Mit dem digitalen Verbandbuch von OfficePort® erfüllen Sie diese Pflicht nicht nur einfacher und sicherer – Sie tun es in einer modernen, zentralen und integrierten Lösung.

Und das Beste? Das digitale Verbandbuch steht jetzt in allen OfficePort® Lizenzplänen Essential PLUS und Business 365 kostenlos zur Verfügung. Ohne zusätzliche Kosten profitieren Sie von einer smarten Lösung, die den Dokumentationsaufwand minimiert und Ihnen dabei hilft, alle gesetzlichen Anforderungen wie die fünfjährige Aufbewahrungspflicht gemäß § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 einzuhalten.

NEU: Neue Partnerschaft mit Datafox: Gemeinsam in eine innovative Zukunft!

Wir freuen uns, die Zusammenarbeit mit Datafox, einem führenden Hersteller in Bereichen Zeiterfassung, Zutrittskontrolle & Datenerfassung, bekanntzugeben.

Diese Partnerschaft ermöglicht es uns, Ihnen noch leistungsstärkere Lösungen für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Betriebsdatenerfassung anzubieten.

Durch die Integration von Datafox Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen in unsere Lösungen profitieren Sie von:

• Zuverlässigen und präzisen Geräten, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügen.
• Flexibilität und Skalierbarkeit, perfekt abgestimmt auf die Anforderungen moderner Unternehmen.
• Gemeinsamer Innovationskraft, um Ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Unser Ziel ist es, Ihnen durch diese Kooperation intelligente, zukunftsweisende Lösungen bereitzustellen, die sowohl Qualität als auch Produktivität steigern. Gemeinsam mit Datafox setzen wir neue Standards!

Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie Sie von der Partnerschaft profitieren können.

Effiziente Prozesse für Ihren Erfolg

Wir begleiten Sie bei der Einführung und Optimierung Ihrer Prozesse – von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung. Gemeinsam schaffen wir effiziente Arbeitsabläufe, reduzieren zeitaufwendigen Verwaltungsaufwand und schaffen Freiraum für das, was wirklich zählt: Den Erfolg Ihres Unternehmens!

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OfficePort® Versorgungswerk – Das Alleinstellungsmerkmal für erfolgreiche Unternehmen

Mit dem OfficePort® Versorgungswerk steigern Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität, motivieren Ihre Mitarbeitenden nachhaltig und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich!

Der Fachkräftemangel und die langfristige Bindung von Leistungsträgern sind zentrale Herausforderungen für mittelständische Unternehmen. In einem hart umkämpften Arbeitsmarkt reicht es nicht mehr aus, Talente zu gewinnen – es gilt, bestehende Fachkräfte und Leistungsträger langfristig zu motivieren und zu halten.

Doch viele Unternehmen haben genau hier ein Problem: Ihre Benefits und Sonderleistungen sind zwar vorhanden, aber für Mitarbeitende oft nicht transparent oder greifbar. Das OfficePort® Versorgungswerk ändert genau das – denn nur was sichtbar ist, kann auch wirken!

Mitarbeiterbenefits klar und nachvollziehbar kommunizieren

Betriebliche Altersvorsorge, JobRad, zusätzliche Urlaubstage, Gesundheitsprogramme, Sachzuwendungen oder steuerfreie Benefits – all diese Leistungen werden im OfficePort® Versorgungswerk übersichtlich und verständlich für Ihre Mitarbeitenden aufbereitet. So erkennt Ihr Team auf einen Blick, welche Zusatzleistungen ihnen zustehen und welchen realen Mehrwert sie erhalten.

NEU: Der OfficePort® Planner

Maximieren Sie Ihre Team-Effizienz – die ideale Lösung zur Organisation und Aufgabenmanagement im Unternehmen

Der OfficePort® Planner ist die neueste Innovation im OfficePort® Ökosystem – das leistungsstarke Programm unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Aufgaben präzise zu delegieren, zentral zu steuern und effizient abzuschließen.

Ob bei Aufgabendelegation im Team, die Telefonnotiz an die Kollegin / den Kollegen, die Übermittlung von Arbeitsaufträgen an die Baustelle oder die perfekte Schichtübergabe - OfficePort® Planner gewährleistet eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Parteien und Personen.

Keine unnötigen E-Mails, kein Nachtelefonieren

Mit dem OfficePort® Planner optimieren Sie die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität Ihres Unternehmens. Aufgaben und Fristen lassen sich intuitiv organisieren und Verantwortlichen zuweisen. Der Bearbeitungsstatus bleibt jederzeit transparent und nachvollziehbar – ganz ohne zeitaufwendige Abstimmungen und Rückfragen

Vorteile im Überblick

• Schnelle und präzise Aufgabenübermittlung: Mit nur einem Klick weisen Sie Aufgaben an Teammitglieder zu. Klare Definitionen und direkte Übermittlung machen langwierige Abstimmungen überflüssig und sorgen für schnelle, effektive Kommunikation.

Digitale Führerscheinkontrolle mit OfficePort® | effizient und einfach - gesetzliche Anforderung für jedes Unternehmen

Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden dienstlich genutzte Fahrzeuge -sei es durch Dienstwagenüberlassung oder Poolfahrzeuge- zur Verfügung stellen, unterliegen der gesetzlichen Halterhaftung. Diese kann nicht durch arbeitsvertragsrechtliche Regelungen ausgeschlossen werden.

Risiken und Konsequenzen für die Geschäftsführung und das Unternehmen bei Verstößen:

• Persönliche Haftung der Geschäftsführung und Fuhrparkverantwortlichen inklusive Schadenersatzpflicht
• Kein Versicherungsschutz bei Unfällen – Regressforderungen der Versicherung bis zu 5.000.000 EUR
• Geldstrafen bis zu 50.000 EUR für Verstöße gegen Halterpflichten
• Strafrechtliche Konsequenzen bei Fahrlässigkeit oder Vernachlässigung der Kontrollpflicht

Gesetzliche Anforderungen

• Regelmäßige Führerscheinkontrolle (mindestens zweimal jährlich empfohlen)
• Lückenlose Dokumentation und Nachweispflichten der Kontrollen zur rechtssicheren Nachweisführung
• Sicherstellung einer gültigen Fahrerlaubnis für alle Mitarbeitenden mit dienstlicher Fahrberechtigung

Mit der digitalen Führerscheinkontrolle von OfficePort® erfüllen Unternehmen diese gesetzlichen Pflichten effizient, einfach und sicher.

Fuhrparkverwaltung mit OfficePort® – Volle Kontrolle, weniger Aufwand!

Jedes Unternehmen kennt die Herausforderungen beim Fuhrparkmanagement. Ob zwei, fünf, zwanzig oder mehr Fahrzeuge – inklusive Anhänger und Spezialfahrzeuge –, sei es Dienstwagenüberlassung oder Poolfahrzeuge – alles muss effizient verwaltet werden. TÜV-Termine, Wartungen, Einlagerungsscheine der Sommer- und Winterreifen, Brutto-Listenpreise, Leasingverträge oder Versicherungen – die Organisation kostet Zeit, Geld und birgt Haftungsrisiken.

Mit der zentralen Verwaltung von Fahrzeugen, Wartungen und allen relevanten Dokumenten reduziert sich der administrative Aufwand in jedem Unternehmen erheblich. TÜV-Termine, Wartungen, Versicherungen und Leasingverträge sind ein einem einzigen System erfasst und rechtzeitig einsehbar – für eine vollständige Kontrolle und weniger Stress.

OfficePort® macht genau das möglich – jetzt und heute!

Vorteile im Überblick

• Volle Kontrolle auf einen Blick: Alle Fahrzeugdaten, Wartungspläne, Leasing- und Versicherungspolicen zentral und übersichtlich in einem System.
• Automatische Fristen-Überwachung: TÜV-Termine, Wartungsintervalle und andere Fristen werden automatisch erfasst und rechtzeitig gemeldet – nie wieder wichtige Deadlines verpassen.